As-Ouvrages

Logiciel de gestion d'acquisitions


Caractéristiques principales


Suggestion.
La suggestion d'acquisition d'un ouvrage s'appuie sur des fichiers autorités. Elle est donc guidée et peut être formulée par quiconque en a le droit.
Les vérifications de doublons sont effectuées au fur et à mesure de la saisie.

Commande.
La passation des commandes valide les suggestions effectuées en fonction des critères de sélection (restriction à un fournisseur ou à un ouvrage). Une étape de validation permet de modifier la sélection effectuée par le système.
L'impression peut être effectuée sur des bons de commandes personnalisés.

Multi-devises.
La gestion peut être effectuée dans toutes les devises que vous imposent vos fournisseurs, les tableaux récapitulatifs vous étant restitués dans votre devise de base.

Réception.
La réception d'un ouvrage permet simultanément la mise à jour des informations de gestion et des informations bibliographiques du catalogue.

Catalogage.
Lors de la réception de l'ouvrage, la création d'un notice permet l'enregistrement et la mise à disposition immédiate de l'ouvrage dans un système de gestion documentaire tel que le module spécialisé de notre logiciel de gestion de bibliothèque Xthèques.
Une option permet également au demandeur de la suggestion de réserver l'ouvrage pour un emprunt immédiat.

Archivage.
Lorsque la réception de l'ouvrage et sa facture ont été enregistrés, le système propose la mise en historique de la commande.

Réclamations.
Les réclamations sont générées à partir de l'analyse des réceptions et des ouvrages manquants en fonction d'une date donnée. Les réclamations résultantes peuvent être modifiées avant d'être envoyées aux fournisseurs.

Suivi.
Le résultat des statistiques et listes relatives aux fichiers d'autorités ou aux dépenses effectuées peut être visualisé à l'écran, imprimé, ou stocké dans un fichier pour une étude plus approfondie sur un tableur.

Budget.
Les budgets sont automatiquement actualisés en fonction des mouvements effectués sur les commandes. Le suivi budgétaire permet de les comparer aux budgets prévisionnels.

Liaisons.
Les fichiers générés lors des requêtes de listes et de statistiques sont dans un format texte, ce qui autorise tous types de manipulation sur d'autres logiciels Bureautique.

Sécurités.

5 niveaux de mots de passe permettent d'allouer des droits différents aux utilisateurs travaillant sur la même base de données.
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